SDR is een Amsterdams elektrotechnisch installatiebureau. Met 180 medewerkers ontwerpen, installeren en onderhouden zij elektrotechnische installaties voor grote utiliteitsbouw- en woningbouwprojecten. De IT-afdeling bestaat uit 3 personen.

Het vraagstuk

Vijf jaar geleden zocht SDR een oplossing voor hun buitendienstmedewerkers, projectleiders en werkvoorbereiders die veel op de bouwplaats lopen. Op dat moment moesten zij nog met een zware laptop sjouwen. Dat was niet erg efficiënt – dus begon de zoektocht naar een passend device.
Één telefoontje tussen Martin van Kranenburg (IT-manager bij SDR) en Thijs Groen (Business Manager Microsoft bij Buyitdirect) of Arjan (accountmanager bij Buyitdirect) was al voldoende. Martin legde hun case voor en al snel kwamen zij uit bij de Microsoft Surface-lijn. Zowel de directie, als de medewerkers op de bouwplaats zijn nu dolgelukkig met de Surface. Microsoft Surface betreed het kantoor én de bouwplaats. Met als eindresultaat: een blije IT-manager én tevreden collega’s.

Het voortraject

Een ervaring spreekt meer dan duizend woorden. Een groot voordeel was dat de medewerkers verschillende devices mochten uittesten voor een lagere periode. Niet zomaar 1 of 2 dagen, maar echt een langere tijd om tot de juiste keuze te komen. In de testperiode konden collega’s ook echt aangeven waar ze tegenaan liepen. Microsoft Surface was de absolute favoriet: de demomodellen wilden de collega’s eigenlijk niet meer teruggeven. De mogelijkheid om demomodellen te testen in de praktijk is één van de redenen waarom SDR met Buyitdirect werkt.

De oplossing: Microsoft Surface in de praktijk

De keuze viel op de Surface Pro 4. SDR weet met de keuze de mogelijkheden van Microsoft 365 optimaal te benutten. Het delen van eigen aantekeningen en notities – bijvoorbeeld met het team – wordt makkelijker. Datzelfde geldt voor het presenteren ervan.

Enorm efficiënt, erkent ook Martin.

Het hele proces is mede dankzij Microsoft Surface dusdanig gedigitaliseerd dat SDR een grote efficiëntieslag heeft gemaakt in de afgelopen 2 jaar. Inspecteurs lopen letterlijk met het device rond om foto’s en aantekeningen te maken. En dankzij de juiste software kunnen de bevindingen gelijk naar kantoor gestuurd worden. Zo heeft bijvoorbeeld de tekenaar ook de volgende dag al de juiste informatie.

Het proces gaat nu een stuk sneller; vroeger zaten de medewerkers soms 3 dagen te wachten op de verwerking en goedkeuring. SDR heeft ook inspecteurs in dienst die de vruchten plukken van het werken met Surface. De inspecteurs kunnen hun meetapparatuur direct koppelen om waardes uit te lezen. Hierdoor is het proces enorm versneld. Waar ze voorheen een week mee bezig waren, kunnen de nu al in één dag afronden.

Digitalisering

Doordat informatie nu sneller (digitaal) verwerkt wordt, heeft ook het paperless werken een vlucht genomen. Dit resulteert in 80% minder papier verbruik – in één jaar tijd. Dat heeft de gehele digitale omslag gedaan, maar met name bouwtekeningen kunnen makkelijk op een Surface worden meegenomen. Op die tekeningen kan ook digitaal worden geschreven. Dit zorgt ervoor dat er 20% – 30% minder tekeningen worden geprint.

De levensduur van de apparaten is ook erg belangrijk. Een monteur is afhankelijk van zijn telefoon – van de bereikbaarheid. Goedkoop is vaak duurkoop: als de monteur een goedkoop toestel meekrijgt, dan staat hij binnen een week weer aan het bureau van de IT-afdeling.

“Waar we vroeger redelijk budgetgericht waren, worden nu vooral hoge eisen gesteld aan kwaliteit. Daarom hebben we voor Microsoft Surface gekozen”- aldus Martin.

De medewerkers op de bouwplaats hebben allemaal een ‘ruggedized’ survivalcase eromheen zitten met stootbescherming en een handvat achterop, zodat ze hem echt in hun hand kunnen houden. Hierdoor is er in 5 jaar tijd nauwelijks een stuk gegaan.

Typen en schrijven

Is er dan niets negatiefs te zeggen over de Surface-modellen? Er is misschien wel één puntje: volgens Martin heb je wel een leesbaar handschrift nodig. Anders kun je eigen geschreven aantekeningen niet meer lezen. Zo heeft hij dus gepaste jaloezie naar de collega’s die letterlijk kunnen lezen en schrijven met de Surface-modellen.

En niet alleen de medewerkers op de bouwplaats hebben een Surface – de directie loopt er ook trots mee rond. Zij zijn volledig overgestapt van papier en pen, naar Microsoft Surface.

Alles staat erop voor ze. Als collega’s een dag geen Microsoft Surface tot hun beschikking hebben, dan zijn ze echt onthand – aldus Martin. 

De samenwerking

Het Amsterdamse bedrijf moderniseert snel en heeft in het verleden meerdere IT-aanbieders gehad om hierbij te helpen, niet tot alle tevredenheid. Buyitdirect past bij SDR als een handschoen.

“Kleine organisaties konden wel meedenken, maar ze hadden de middelen niet. De grote hadden wel de middelen, maar dachten niet meer mee. Buyitdirect is the best of both worlds. Het gemak en het meedenken in onze processen; dat is waarom we voor Buyitdirect kiezen.”

De bedrijven lijken qua cultuur ook veel op elkaar, vindt Martin. Bij beiden organisaties hangt er een no-nonsense mentaliteit. Als iets niet goed gaat, dan wordt gaat, dan wordt dat uitgesproken. Er zijn korte, duidelijke lijnen en de sfeer is altijd prima. Martin spreekt de collega’s bij Buyitdirect regelmatig over ‘nieuw speelgoed’.